Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

Rekisterin pitäjä

Teollisuusliitto ry, (0201717-2)
PL 107, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 020 774 001

Tietosuojavastaava

[email protected]

Rekisteröidyt

Teollisuusliitto ry tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n uuden tietosuojaasetuksen (GDPR, voimassa 25.5.2018 lähtien; aiemmin Suomen henkilötietolaki 523/1999) mukaisesti.

Rekisterissämme käsitellään Teollisuusliitto ry:n ammattiosastojen jäsenten tietoja.

Teollisuusliitto ylläpitää sääntöjen mukaan ammattiosastojensa puolesta jäsenrekisteriä heidän jäsenistään, joita kutsutaan myös liiton jäseniksi.

Liitolle ja sitä kautta myös ammattiosastoille on tärkeää, että jäsenet itse päivittävät omia tietojaan muun muassa sähköisen asioinnin kautta (eAsiointi), joka löytyy liiton verkkosivuilta www.teollisuusliitto.fi.

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsensuhteiden hoitaminen ja jäsenmaksujen periminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  1. Yhdistysoikeudelliseen lainsäädäntöön
  2. Jäsensopimukseen
  3. Rekisterinpitäjän oikeudelliseen etuun
  4. Suostumukseen.

Tietoja käytetään Teollisuusliiton ja sen rekisteröityjen ammattiosastojen toimesta jäsenasioiden hoitamiseen, jäsenmaksuseurantaan, liiton ja ammattiosastojen tapahtumista, koulutuksista ja jäseneduista tiedottamiseen.

Teollisuusliitto ja Teollisuuden työttömyyskassa hallinnoivat yhdessä jäsenten tietoja silloin, kun jäsen on sekä Teollisuusliiton ammattiosaston että Teollisuuden työttömyyskassan jäsen. Teollisuusliitolla tai sen ammattiosastoilla ei ole pääsyä Teollisuuden työttömyyskas-san etuuksia koskeviin tietoihin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Teollisuusliitto ry:n ammattiosastojen jäsenten henkilö-, yhteys-, työsuhde-, jäsenmaksu- ja luottamushenkilötietoja sekä suostumusten perusteella suoramarkkinointitietoja ja koulutustietoja. Tietyissä tilanteissa rekisteröidään taloudellisia tietoja lain perusteella.

Näitä tietoja ovat:

Lakiin, sopimukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot

  • Täydellinen nimi
  • Kotipaikka
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Henkilötunnus
  • Sähköpostiosoite
  • Kansalaisuus
  • Postituskieli ja äidinkieli
  • Sukupuoli
  • Jäsennumero
  • Jäsenyystieto
  • Ammattiosastotieto
  • Jäsenen työnantaja- ja toimipaikkatiedot
  • Sopimusala
  • Vaalipiiri
  • Jäsenmaksutiedot
  • Ammattinimike
  • Jäsenmaksuvapautuksiin liittyvät tiedot
  • Pankkitilinumero
  • Liiton palveluiden markkinointi
  • Luottamushenkilötiedot
  • Avustusten ja kulujen maksutiedot
  • Palkkiotiedot
  • Käsittelijöiden tekemät jäsenen yhteydenottoihin liittyvät muistiinpanot
  • Kurssitiedot
  • Äänioikeudenkäyttö ja ehdokkuus liittovaaleissa

Suostumukseen perustuvat tiedot

  • Liiton yhteistyökumppaneiden markkinointi

Jäsenyyssuhdetta ei voida synnyttää, mikäli lain tai sopimuksen mukaisia tietoja ei ole luovutettu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään ja jäsenmaksujen osalta joko jäseneltä itseltään (itsemaksava jäsen) tai työnantajalta (työnantajaperinnässä oleva jäsen). Tietoja saadaan myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöltä, työttömyyskassalta ja muilta ammattiliitoilta (jäsenyyden siirto).

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä, esimerkiksi Väestörekisterikeskus ja Posti Oyj.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään ehdottoman luottamuksellisena. Henkilötiedot on tallennettu käyttämiimme järjestelmiin ja tietokantoihin, johon on pääsy vain liiton henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä, joille on annettu henkilökohtaiset käyttöoikeudet. Kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kannettavat tietokoneet ja tallennusmediat on salattu.

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Henkilötietokantojen teknisen toteuttamisen johdosta tiedot sijaitsevat liiton omilla ja ulkopuolisten kumppaneiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat omissa / kumppaneidemme / palveluntuottajien tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi siihen oikeutetut ja vaitioloon sitoutuneet henkilöt.

Manuaalisissa rekistereissä olevat tiedot säilytetään suljetuissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy tietoja työssään tarvitsevilla henkilöillä. Työhuoneissa säilytettävät aineistot ovat lukituissa kaapeissa ja laatikostoissa.

Teollisuusliitto ry voi käyttää alihankkijoina (käsittelijöinä) yrityksiä joiden kanssa on solmittu kirjalliset sopimukset huomioiden tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta kolmansille pois lukien lakisääteiset ilmoitukset työttömyyskassalle, viranomaisille ja vakuutusyhtiöille sekä jäsenyyteen kuuluvien oikeuksien vuoksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän yhteistyökumppanille huomioiden tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen vaatimukset.

Henkilötietoja voidaan siirtää muualle, kun rekisterin palveluntarjoaja vaihdetaan uuteen järjestelmän ylläpitäjään. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumpani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Lainsäädäntö asettaa eri säilytysaikoja tiedoille. Säilytysajat näiden osalta perustuvat lakiin.

Sopimukseen perustuvat tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuotta. (Peruste sopimusvastuut).

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään suostumuksen peruuttamiseen saakka.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Teollisuusliitto ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat liiton käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Teollisuusliitto ry:n oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Liitto käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenototkohdan mukaisesti. Teollisuusliitto ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Teollisuusliitto ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Rekisteröity voi esittää edellä mainitun pyynnön kerran vuodessa ilman erillistä korvausta.

Sähköisen asioinnin kautta jäsen voi tarkastella omia jäsentietojaan.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle [tietosuojavaltuutettu] taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: [email protected] Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Tietosuojavastaava, Teollisuusliitto ry, PL 107, 00531 Helsinki, 020 774 001.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.5.2018.