Ammattiosaston kevätkokous on pidettävä maalis–huhtikuussa koronarajoitukset kuitenkin huomioiden

Ammattiosastojen on pidettävä kevätkokouksensa maaliskuun 1. päivän ja huhtikuun 30. päivän välisenä aikana. Kokouksen järjestelyissä on kuitenkin huomioitava alueellinen koronatilanne.

Kevätkokous on kutsuttava koolle vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta ammattiosaston sääntöjen (5.§:n 2.kohta) ja syyskokouksen päättämällä tavalla. Kevätkokouksen valmisteluista vastaa syyskokouksessa 2021 valittu hallitus.

Kevätkokouksessa käsitellään ammattiosaston sääntöjen 5.§:n mukaisina asioina vuoden 2020 vuosikertomus, tilinpäätös ja tarkastuskertomus sekä päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle. Sääntöjen mukaan kevätkokouksessa on päätettävä, järjestetäänkö ammattiosastossa ehdokkaidenasettelukokous ennen syyskokousta.

Ammattiosaston kokouksen järjestäminen covid-19 tilanteessa

Epidemiatilanne on erilainen eri alueilla ja viranomaisten antamat rajoitustoimet poikkeavat toisistaan eri alueilla. Ammattiosaston hallituksen tulee tutustua oman alueensa viranomaismääräyksiin ja huomioida, että rajoitustoimet voivat kiristyä lyhyelläkin varoitusajalla.

Järkevintä on järjestää kevätkokous etäkokouksena tai hybridikokouksena, huomioiden kokoontumisrajoitukset ja terveysturvallisuus.

Hybridikokous tarkoittaa, että kokoontumisrajoitusten sallima määrä henkilöitä kokoontuu yhteen paikkaan ja muut osallistuvat verkkoyhteyksien päästä samaan kokoukseen.

Suomen eduskunta on säätänyt lain, jolla voidaan poiketa yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen määräyksistä seuraavilta osin. Laki on voimassa 30.6.2021 saakka.

Lain mukaan säännöistä poiketen voidaan ammattiosaston hallituksen päätöksellä hyväksyä valtakirjan käyttäminen kevätkokouksessa. Toisin sanoen yhdellä jäsenellä voi olla valtakirjat useammalta jäseneltä, jolloin hänellä on käytössään kaikkien valtakirjan antaneiden äänimäärät. Yhdellä jäsenellä ei kuitenkaan voi olla yli kymmenesosaa kokouksessa edustettujen tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä.

Samoin laissa todetaan, että säännöistä poiketen voidaan ammattiosaston päätöksellä hyväksyä osallistuminen postitse tai etäyhteyden välityksellä, vaikka ei olisi hyväksytty äänestys- ja vaalijärjestystä. Ammattiosaston säännöissä (5.§:n 4 kohta) on määräys etäosallistumisesta. Kuitenkin syyskokouksen on pitänyt hyväksyä menettelytavat (äänestys- ja vaalijärjestys). Poikkeuslaki antaa mahdollisuuden järjestää kevätkokous etäkokouksena tai postitse vaikka syyskokous ei olisikaan asiasta mitään päättänyt.

Lain mukaan säännöistä poiketen ammattiosaston hallitus voi myös päättää, että kevätkokoukseen osallistuminen edellyttää ilmoittautumista. On syytä huomioida, että mikäli ilmoittautumista edellytetään, lasketaan kokouksen koollekutsumisaika (2 viikkoa) viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Jos kevätkokous järjestetään esimerkiksi 30.4.2021 ja viimeinen ilmoittautumispäivä on 23.4.2021, on kokouskutsu julkaistava 9.4.2021.

Tilinpäätöksen hyväksyminen

Kokoontumisrajoitukset voivat myös vaikeuttaa ammattiosaston hallituksen fyysistä kokoontumista ja näin myös tilinpäätöksen allekirjoittamista. Ammattiosaston hallituksen pitää kuitenkin hyväksyä ja allekirjoittaa tilinpäätös, jonka jälkeen se annetaan toiminnantarkastajille tarkastettavaksi.

Allekirjoitukset voidaan hoitaa esimerkiksi seuraavasti: ammattiosaston hallitus kokoontuu TEAMS-sovelluksella ja käsittelee kevätkokousasioita sekä tilinpäätöksen. TEAMS-sovelluksen keskusteluosioon (chat) jokainen hallituksen jäsen kirjoittaa oman nimensä ja ”hyväksyn tilinpäätöksen”. Tämän jälkeen keskusteluosiosta otetaan valokuva/ruutukuva ja liitetään se tilinpäätöksen liitteeksi. Markkinoilta löytyy myös useita erilaisia sähköisiä allekirjoituspalveluita esimerkiksi Sarake Sign, jonka private-versio on ilmainen ja small-versio maksaa alkaen 2,90 euroa/kuukaudessa.

Toiminnantarkastus sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen

Ammattiosaston tilit päätetään kalenterivuosittain. Kuluneen kalenterivuoden tilit tarpeellisine asiakirjoineen tulee luovuttaa hallituksen hyväksymisen jälkeen tarkastajille viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Tarkastajien on annettava asiakirjat takaisin lausuntonsa kera viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta (Ammattiosaston säännöt 6.§:n 3. kohta)

Tili- ja vastuuvapaus myönnetään ammattiosaston kevätkokouksessa aina sille hallitukselle, joka taloudelliset päätökset on tehnyt. Tässä tapauksessa päätökset on tehnyt vuoden 2020 hallitus.

Tilit allekirjoittaa aina toimi- ja päätösvaltainen hallitus eli vuoden 2020 hallitus.

Ammattiosaston toimintavuosi -opas

Ammattiosastoille on lähetty vuoden 2019 aikana Ammattiosaton toimintavuosi -opas. Oppaasta löytyvät mallit myös kevätkokouksessa tarvittavista asiakirjoista. Opas löytyy sähköisenä versiona täältä.