Korona-ajan turvalliset kokoukset ja ohjeet tapahtuman järjestämiseen

Alla olevan ohjeistuksen avulla järjestät kokouksen voimassa olevien poikkeuslakien pykäliä hyväksi käyttäen turvallisesti tilanteessa, jossa kaikki kokoukseen osallistujat eivät voi olla kokouksessa fyysisesti paikalla.

1. Kokousten järjestäminen ja turvallisuus

Teollisuusliiton ammattiosastoissa järjestettäviä kokouksia ovat:

  • ammattiosaston sääntömääräiset kevät- ja syyskokous, sekä mahdollinen ehdokkaiden asettamiskokous
  • ammattiosaston ylimääräinen kokous
  • ammattiosaston hallituksen kokous

Korona-aikana kokouksien järjestämiseen pitää kiinnittää erityistä huomiota ja noudattaa alueellisia rajoituksia kokoontumisista ja esimerkiksi maskien käytöstä. Alueelliset suositukset voit tarkistaa THL:n sivuilta.

Kokouksien järjestämisessä on voimassa myös tässä ohjeessa annetut tapahtumien järjestämisen suositukset mm. turvavälien ja käsihygienian osalta.

2. Väliaikainen laki ja sen vaikutukset

Suomen eduskunta on hyväksynyt lain väliaikaisesta poikkeamisesta yhdistyslaista (677/2020), jolla yhdistysten eli ammattiosaston kokoukset voidaan järjestää turvallisesti joko etäyhteyksiä tai asiamiestä tai molempia hyväksi käyttäen, riippumatta siitä onko asiasta määräyksiä ammattiosaston säännöissä.

Käytännön järjestelyn vuoksi osaston hallituksella on myös oikeus vaatia etukäteen ilmoittautumista kokoukseen. Ennakkoilmoittautumisen perusteella voidaan tehdä kokoustilaan turvavälit huomioivat järjestelyt. Laki on voimassa kesäkuun 2021 loppuun.

Huomiothan, että sääntömääräisiä kokouksia ei ole saanut siirtää enää 30.9.2020 jälkeen! Jos koronatilanne ei salli fyysistä kokousta, on sääntömääräinen kokous siis järjestettävä etäosallistuminen mahdollistaen.

3. Ammattiosaston hallituksen on päätettävä etäosallistumisen ja asiamiehen käyttämisestä

Ammattiosaston kokousten etäosallistumisesta, asiamiehen käyttämisestä ja etukäteen kokoukseen ilmoittautumisesta päättää osaston hallitus.

Osaston hallitus voi päättää, että kesäkuun 2021 loppuun mennessä järjestettävään osaston kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi lain mukaan olla aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.  Teollisuusliiton ammattiosaston sääntöjen mukaan kokouskutsu syys- ja kevätkokoukseen on lähetettävä viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta ja kokouksesta on ilmoitettava sen mukaan kuin syyskokous on päättänyt.  Muiden kokousten koollekutsumisaika on kolme vuorokautta.

Kokouksella pitää edelleen olla fyysinen osoite, kuten esimerkiksi tila, jossa kokouksia muutoinkin on pidetty. Sääntömääräinen kokous ei voi olla siis kokonaan etäyhteyden kautta pidetty. Hallitus voi kuitenkin suositella, että varsinaiseen kokoustilaan ei tule osallistujia, muita kuin esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri.

4. Etäkokouksen käytännön toteutus

Etäosallistuminen voidaan järjestää esimerkiksi ilmaisilla sovelluksilla kuten:

Pienissä osastoissa etäosallistuminen voidaan mahdollistaa esimerkiksi WhatsApp-videopuhelulla, jossa maksimi osallistujamäärä on kahdeksan.

5. Äänestäminen ja etäosallistuminen

Kun ammattiosasto hyödyntää etäosallistumista, on kokoukseen osallistumisen mielekkyyden kannalta tärkeää, että kokouskutsun mukana menee jäsenille esitys etäkokouksen äänestys- ja vaalijärjestyksestä. Tällöin kokoukseen osallistujilla on tiedossa etukäteen, miten kokouksessa tehdään esitys, ja miten mahdolliset äänestykset toteutetaan.

Liitteenä malli korona-ajan etäkokouksen äänestys- ja vaalijärjestykseksi, jota hallitus voi soveltaa.

Etäosallistujien riittävän vaalisalaisuuden turvaavia suljettuja lippuäänestyksiä (esimerkiksi henkilövaaleja varten) voi toteuttaa esimerkiksi Webropolilla, Google Formsilla tai vastaavilla kyselyohjelmilla, jotka mahdollistavat anonyymin vastauksen.

6. Kokouslaitteet ja muut vinkit

Erilaiset konferenssikaiuttimet mahdollistavat laadukkaan äänen sekä kokoushuoneeseen, että etäosallistujalle. Katso esimerkkituotteita tästä linkistä.

Erillinen web-kamera mahdollistaa laadukkaamman ja paremman kuvan kokoustilasta. Erillistä web-kameraa on myös mahdollisuus liikuttaa. Katso esimerkkituotteita tästä linkistä.

Usein älypuhelimissa on laadukkaammat kamerat ja mikrofonit kuin kannettavissa tietokoneissa. Voit siis käyttää myös puhelintasi kokouksen kaiuttimena ja mikrofonina. Muista, että kokoussalissa ei saa olla useammassa kuin yhdessä laitteessa auki kokouksen äänet ja mikrofoni. Muuten kokous alkaa kaikua. Voit kuitenkin esimerkiksi jakaa kuvaa yhdeltä koneelta, näyttää kokouksen videokuvaa toiselta koneelta ja hoitaa kokouksen tulo- ja lähtöäänen kolmannelta koneelta.

7. Testaa etäkokousta etukäteen ja harjoittele

Testaa ennen kokousta teknistä välineistöäsi. Mene esimerkiksi 3 metrin päähän mikrofonista ja pyydä i ystävääsi mukaan etäkokoukseen testaamaan kuuluuko äänesi tarpeeksi hyvin. Mikäli äänet eivät kuulu etäosallistujille tarpeeksi hyvin voi kokouksen puheenjohtaja ehdottaa, että kaikki puheenvuorot on pidettävä teknisen apuvälineen mikrofonin vierestä.

Testaa myös hallituksen kesken äänestämistä etukäteen. Voit luoda samalla äänestyspohjat valmiiksi soveltuvin osin.

8. Kokouksen päätösten pätevyys

Kokouksessa tehtyjen päätösten pätevyyteen voi vaikuttaa se, miten etäosallistumista varten käyttöön otetut yhteydet ja muut tekniset ratkaisut käytännössä toimivat. Jotta kokouksen päätökset ovat päteviä teknisiä ongelmiakin kohdatessa, kannattaa hallituksen jo kokouskutsussa käsitellä mahdollisten teknisten ongelmien vaikutus kokoukseen (katso äänestys- ja vaalijärjestys).

Lisätietoa:

Näin järjestät turvallisen tapahtuman korona-aikana

Koronatilanteesta huolimatta ammattiosastojen toimintaa pidetään vastuullisesti toimien käynnissä. Alla olevaa ohjeistusta seuraamalla voit järjestää turvallisesti tapahtuman.

1. Varmistakaa alueelliset rajoitukset ja suositukset

Aloita tapahtuman järjestäminen selvittämällä alueesi kokoontumisrajoitukset. Tarkista rajoitukset kuntasi sivuilta. Löydät tiedotteet kootusti täältä.

2. Laatikaa turvallisuussuunnitelma

Laadi tapahtumalle turvallisuussuunnitelma, jossa on otettu huomioon tämän ohjeistuksen käytännön toteuttaminen suunnitellussa tapahtumassa.  Tarvittaessa voit ennen tapahtumaa keskustella paikkakunnan terveysviranomaisten kanssa turvallisuussuunnitelmasta.

3. Valitkaa tapahtumalle turvallisuusvastaava

Turvallisuusvastaava hankkii tapahtumapaikalle kasvomaskeja, kertakäyttöhansikkaita sekä käsidesiä. Käsidesi tulee olla kaikkien tapahtumassa vierailevien saatavissa. Kaikkien osastoaktiivien, joilla ei ole terveydellistä estettä maskin käytölle, pitää käyttää tilaisuuden ajan kasvomaskia.

4. Muistuttakaa tapahtumajärjestelyihin osallistuvia jäseniä ohjeistuksella

Ohjeista tapahtumaan tulevia jäseniä siitä, että yleisötilaisuuteen, yleiseen kokoontumiseen tai julkiseen tilaan ei saa tulla, jos on mitään sairastumiseen viittaavia oireita. Tämä koskee myös tapahtumien tai tilaisuuksien järjestäjiä, työntekijöitä ja mahdollisia vapaaehtoisia. Koronavirukseen liittyviä oireita ovat yskä, kurkkukipu, kuume, hengenahdistus, lihaskivut, vatsaoireet ja päänsärky.

5. Muistakaa turvavälit

Tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäjät ovat velvoitettuja vastaamaan siitä, että tapahtumissa ja yleisötilaisuuksissa pystytään noudattamaan riittäviä turvavälejä.

  • Tapahtumaan osallistuvien henkilöiden välille jää sisällä ja ulkona vähintään 1–2 m turvaväli.
  • Sisätapahtumassa käytetään maskeja ja rajataan tapahtuman osallistujamäärä ennakkoilmoittautumisella tilan turvavälit huomioivan kapasiteetin mukaiseksi. Lisäksi tapahtuman saapumis- ja jakautumisjärjestelyt suunnitellaan siten, ettei tapahtumassa synny jonoja. Tapahtumaan nimetty turvallisuusvastaava seuraa turvavälien toteutumista.
  • Ulkotapahtumassa käytetään maskeja ja huolehditaan jatkuvin muistutuksin turvaväleistä. Tapahtumaan nimetty turvallisuusvastaava seuraa turvavälien toteutumista.
  • Tilanteissa, joissa saattaa syntyä jonoja, ihmisiä muistutetaan turvavälien pitämisestä kirjallisin opastein.
  • Pisaratartunnan riski on tavanomaista suurempi esimerkiksi yhteislaulu- ja ryhmäliikuntatilanteissa, joten tällaisia toimintoja sisältävien tapahtumien järjestämistä tulee toistaiseksi välttää.

6. Huomioikaa tapahtuman vierailijoiden turvallisuus

Tapahtumajärjestäjien tehtävä on huolehtia tapahtumaan vieraaksi tulevien henkilöiden turvallisuudesta.

  • Mikäli tapahtumaan osallistuu puhujavieraita on käytössä oltava äänentoisto ja puhujakoroke, ellei turvavälien toteutumista puhujan ja yleisön välillä voida muilla keinoin vakuuttavasti järjestää. Äänentoisto mahdollistaa sen, että puhujavieraat voivat vastata korokkeelta paikalla olijoiden kysymyksiin, ilman että turvavälit vaarantuvat.
  • Mikäli koroketta ja äänentoistoa ei ole käytettävissä, merkitään ulkotapahtumassa esimerkiksi katuliidulla maahan turvavälit havainnollistavat viivat.

7. Mahdollistakaa etäosallistuminen

  • Varaudu, että tilaisuus voidaan joutua muuttamaan etätilaisuudeksi.
  • Huomioi, että osaston jäsenissä voi olla riskiryhmiin kuuluvia, joten on vallitsevissa oloissa aina hyvä mahdollistaa myös etäosallistuminen.

Teollisuusliiton ammattiosaston korona-ajan äänestys- ja vaalijärjestys

Suomen eduskunta on hyväksynyt lain väliaikaisesta poikkeamisesta yhdistyslaista, laki on voimassa 3.10.2020–30.6.2021.

Malli

1 § Yleistä

Teollisuusliiton ammattiosaston kokouksissa noudatetaan yhdistyslakia ja Teollisuusliiton ammattiosaston sääntöjä sekä yleistä kokouskäytäntöä.

Tätä äänestys- ja vaalijärjestystä noudatetaan, mikäli ammattiosaston sääntömääräiseen ja yleiseen kokoukseen, sekä hallituksen kokoukseen voi osallistua tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla.

Tietoliikenneyhteyden käyttämisestä kokouksessa päättää kokouksen koolle kutsuja eli ammattiosaston hallitus.

2 § Etäosallistumisoikeus

Ammattiosaston hallitus päättää, voiko ammattiosaston sääntömääräiseen ja yleiseen kokoukseen, sekä hallituksen kokoukseen osallistua tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla (etäosallistuminen).

Hallitus päättää etäosallistumiseen käytettävästä tietoliikenneyhteydestä ja muusta teknisestä apuvälineestä. Kokouksen kokouskutsussa on ilmoitettava mahdollisuudesta etäosallistumiseen ja etäkokouksen toteutustavasta.

Hallitus voi päättää, että etäosallistumisen edellytyksenä on ennakkoilmoittaminen. Tällöin jäsenen tai jäsenen valtuuttaman kokousedustajan on ilmoitettava etäosallistumisesta hallituksen määräämänä aikana. Ilmoitusvelvollisuudesta ja sen määräajasta on mainittava kokouksen kokouskutsussa. Kokouksen koollekutsumisaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Jäsenen ja jäsenen valtuuttaman kokousedustajan etäosallistuminen ja etäosallistumisoikeus todennetaan kokouksessa luotettavalla tavalla.

3 § Asioiden käsittely ja päätöksenteko

  1. Kokouksen aikana, etäosallistuminen on järjestettävä siten, että etäosallistujilla on mahdollisuus seurata asioiden käsittelyä, tehdä esityksiä sekä osallistua asioiden käsittelyyn ja päätöksentekoon yhdistyslain, ammattiosaston sääntöjen ja tämän äänestys- ja vaalijärjestyksen mukaisesti.
  2. Kokoukselle valitaan kokouksen puheenjohtajaa avustava tekninen sihteeri, joka vastaa etäosallistujien osallistumisen, puheenvuoropyyntöjen ja muutosesitysten sekä päätöksenteon seurannasta.
  3. Hallitus voi päättää, että kokouksessa äänestyksissä ja vaaleissa käytetään sähköisiä äänestys- ja vaalijärjestelmiä. Hallitus voi päättää, että sähköisiä äänestys- ja vaalijärjestelmiä käytetään vain etäosallistumisessa.
  4. Päätökset asiaäänestyksissä ja vaaleissa tehdään kokouksen aikana yhdistyslain, ammattiosaston sääntöjen ja yleisen kokouskäytännön mukaisesti puheenjohtajan johdolla. Puheenjohtaja voi päättää koeäänestyksestä ja siitä, miten se toimitetaan. Jos toimitettu koeäänestys on antanut kiistattoman tuloksen, voi kokous ratkaista asian ja vaalin sen mukaan. Muussa tapauksessa toimitetaan varsinainen äänestys tai vaali.
  5. Mikäli kokouksen etäosallistujilla on käytettävissä sellainen äänestys- ja vaalijärjestelmä, joka mahdollistaa äänestyksen ja vaalin toimittamisen vastaavasti kuin suljetuin lipuin toimitettuna ja turvaa riittävän vaalisalaisuuden, etäosallistujat voivat osallistua suljetuin lipuin toimitettavaan äänestykseen ja vaaliin.
  6. Mikäli kokouksen aikana etäosallistujilla ei ole käytettävissä äänestys- ja vaalijärjestelmää, joka antaisi mahdollisuuden toimittaa äänestys ja vaali vastaavasti kuin suljetuin lipuin, etäosallistujat eivät voi osallistua suljetuin lipuin toimitettaviin äänestyksiin ja vaaleihin. Tästä osallistumisoikeuden rajoituksesta on ilmoitettava kokouskutsussa.
  7. Hallitus voi antaa tarkentavia ohjeita etäosallistumisessa käytettävien tietoliikenneyhteyksien ja muiden teknisten apuvälineiden sekä sähköisten äänestys- ja vaalijärjestelmien käytöstä.

4 § Teknisen häiriön vaikutukset

Mikäli kokousta avattaessa tai kokouksen aikana esiintyy tekninen häiriö, joka estää etäosallistujien tai osan heistä osallistumisen kokoukseen tai sen päätöksentekoon, voidaan kokous puheenjohtajan päätöksellä tilapäisesti keskeyttää korjausten edellyttämäksi ajaksi, mikäli häiriö on kokouksen teknisistä järjestelyistä johtuva tai se aiheutuu laajasta yleisten tietoliikenneyhteyksien häiriöstä.

Jos teknistä häiriötä ei saada korjattua kohtuullisessa ajassa, puheenjohtaja voi päättää kokouksen jatkamisesta ilman niitä etäosallistujia, jotka häiriön takia eivät voi kokoukseen osallistua. Mikäli tekninen häiriö vaikuttaa kokouksen päätöksentekoon erityisen merkittävästi, voidaan päättää kokouksen keskeyttämisestä ja siirtämisestä.

Mikäli kokoukseen voi etäosallistua on kokouskutsussa mainittava, että mikäli tekninen häiriö estää etäosallistumisen, kokous voi käsitellä asiat ja tehdä päätökset ilman etäosallistujien osallistumista.