Säkra möten under coronatiden och instruktioner för att ordna evenemang    

Använd instruktionerna nedan för att ordna ett säkert möte med hjälp av bestämmelserna i de nuvarande undantagslagarna i en situation där alla mötets deltagare inte kan vara fysiskt närvarande på mötet.

1. Organisation av möten och säkerhet

Möten som anordnas i Industrifackets fackavdelningar är:

  • fackavdelningens allmänna vår- och höstmöte, samt ett eventuellt nomineringsmöte för kandidater
  • ett extra fackavdelningsmöte
  • fackavdelningens styrelsemöte

Under coronatiden måste man fästa särskild uppmärksamhet vid anordnandet av möten och följa regionala begränsningar vad gäller sammanträden och till exempel användning av masker. Du kan kontrollera de regionala rekommendationerna på THL:s webbplats.

Vid anordnande av möten gäller också de rekommendationer för anordnande av evenemang som anges i denna instruktion vad gäller bl.a. säkerhetsavstånd och handhygien.

2. Temporär lag och dess effekter

Finlands riksdag har godkänt en lag om temporär avvikelse från föreningslagen (677/2020), som gör det möjligt att anordna föreningars, dvs. fackavdelningens, möten på ett säkert sätt, med hjälp av antingen distansförbindelse eller ombud eller både och, oberoende av om det finns bestämmelser om saken i fackavdelningens regler.

På grund av praktiska arrangemang har avdelningens styrelse också rätt att kräva förhandsanmälan till mötet. Utifrån förhandsanmälningarna kan man organisera mötesutrymmet med beaktande av säkerhetsavstånd. Lagen gäller till slutet av juni 2021.

Observera att man inte längre fått flytta stadgeenliga möten efter den 30 september 2020! Om coronaläget inte tillåter ett fysiskt möte, måste stadgeenliga möten alltså anordnas på ett sätt som möjliggör deltagande på distans.

3. Fackavdelningens styrelse måste fatta beslut om deltagande på distans och användning av ombud

Avdelningens styrelse beslutar om deltagande i fackavdelningens möten på distans, användning av ombud och förhandsanmälan till möten.

Avdelningens styrelse kan besluta att förutsättningen för deltagande i avdelningens möte, som anordnas senast i slutet av juni 2021, är anmälan till mötet senast på ett visst datum, som enligt lag kan vara tidigast två veckor före mötet. I det här fallet beräknas kallelsetiden till mötet utifrån den sista anmälningsdagen.  Enligt Industrifackets fackavdelningsregler ska kallelsen till höst- och vårmötet skickas senast två veckor före mötet och meddelande om mötet ska skickas i enlighet med vad som beslutats under höstmötet.  Tiden för att sammankalla andra möten är tre dygn.

Mötet måste fortfarande att ha en fysisk adress, till exempel ett utrymme där det även annars har hållits möten. Ett stadgeenligt möte kan inte alltså hållas helt genom distansförbindelse. Styrelsen kan dock rekommendera att inga deltagare, förutom till exempel ordföranden och sekreteraren, kommer till det egentliga mötesutrymmet.

  1. Praktiskt genomförande av distansmötet

Distansdeltagande kan ordnas exempelvis genom gratis applikationer såsom:

I små avdelningar kan distansdeltagande göras möjligt med exempelvis WhatsApp-videosamtal, där det maximala deltagarantalet är åtta.

5. Omröstning och distansdeltagande

När fackavdelningen använder sig av distansdeltagande är det viktigt för mötets ändamålsenlighet att det samtidigt med kallelsen till mötet skickas ett förslag om distansmötets omröstnings- och valordning till deltagarna. På så sätt är mötesdeltagarna redan i förväg medvetna om hur ett förslag framställs under mötet och hur eventuella omröstningar genomförs.

Bifogat är en modell för omröstnings- och valordning för ett distansmöte under coronatiden som styrelsen kan tillämpa.

För att trygga tillräcklig valhemlighet för distansdeltagarna kan man anordna en omröstning med slutna sedlar (för t.ex. personval) med till exempel Webropol, Google Forms eller motsvarande enkätprogram som gör det möjligt att svara anonymt.

6. Mötesutrustning och andra tips

Olika konferenshögtalare möjliggör högkvalitativt ljud både i mötesrummet och för distansdeltagare. Exempel på produkter här.

En fristående webbkamera ger en bättre bild av mötesutrymmet med högre kvalitet. En fristående webbkamera kan också förflyttas. Exempel på produkter här.

Ofta har smarttelefoner bättre kameror och mikrofoner än bärbara datorer. Du kan alltså också använda din telefon som mötets högtalare och mikrofon. Kom ihåg att mötets ljud och mikrofon inte får vara på i flera än en anordning i mötesrummet. Annars kommer mötet att börja eka. Du kan ändå till exempel dela en bild från en dator, visa video av mötet från en annan dator och sköta in- och utgångsljudet från en tredje dator.

7. Testa distansmötet i förväg och öva

Testa din tekniska utrustning före mötet. Gå till exempel 3 meter ifrån mikrofonen och bjud in din vän på ett distansmöte för att testa om din röst hörs tillräckligt bra. Om distansdeltagarna inte hör tillräckligt bra kan mötets ordförande föreslå att den som har ordet ska tala bredvid det tekniska hjälpmedlets mikrofon.

Testa även styrelseomröstning i förväg. Samtidigt kan du upprätta omröstningsunderlag med färdigt tillämpliga delar.

8. Giltigheten av mötesbeslut

Giltigheten av beslut som fattas vid mötet kan påverkas av hur förbindelserna som tagits i bruk för distansdeltagande och andra tekniska lösningar fungerar i praktiken. För att mötesbesluten ska vara giltiga även vid tekniska problem är det tillrådligt att styrelsen redan i kallelsen till mötet behandlar effekten av eventuella tekniska problem på mötet (se omröstnings- och valordning).

Ytterligare information:

Så anordnar du ett säkert evenemang under coronatiden

Trots coronavirussituationen hålls fackavdelningarnas verksamhet i gång på ett ansvarsfullt sätt. Följ instruktionerna nedan för att ordna ett evenemang på ett säkert sätt.

1. Kontrollera regionala begränsningar och rekommendationer

Börja organisera evenemanget genom att kontrollera begränsningarna för sammanträden i ditt område. Kontrollera begränsningarna på din kommuns webbplats. Du hittar de sammanställda meddelandena här.

2. Upprätta en säkerhetsplan

Utarbeta en säkerhetsplan för evenemanget som tar hänsyn till det praktiska genomförandet av denna instruktion i det planerade evenemanget.  Vid behov kan du före evenemanget diskutera säkerhetsplanen med de lokala hälsomyndigheterna.

3. Välj en säkerhetsansvarig för evenemanget

Den säkerhetsansvarige skaffar ansiktsmasker, engångshandskar och handdesinfektionsmedel till evenemanget. Handspriten ska vara tillgänglig för alla som besöker evenemanget. Alla avdelningsaktiva som inte har hälsoskäl som förhindrar användning av mask ska använda en ansiktsmask under evenemanget.

4. Påminn medlemmar som deltar i anordnandet av evenemang med instruktioner

Instruera medlemmar som deltar i evenemanget om att man inte får komma till offentliga tillställningar, ett allmänt sammanträde eller ett allmänt utrymme om man har några som helst symptom som tyder på att man insjuknat. Detta gäller även evenemangens eller tillställningarnas anordnare, anställda och eventuella frivilliga. Symptom som tyder på coronavirus är hosta, halsont, feber, andnöd, muskelsmärta, magsymptom och huvudvärk.

5. Kom ihåg säkerhetsavstånd

Anordnare av evenemang och tillställningar är skyldiga att svara för att det är möjligt att upprätthålla tillräckliga säkerhetsavstånd under evenemang och offentliga tillställningar.

  • Ett säkerhetsavstånd på minst 1–2 m kan upprätthållas mellan personer som deltar i evenemanget både inomhus och utomhus.
  • I ett inomhusevenemang används masker och deltagarantalet begränsas genom förhandsanmälan i enlighet med utrymmets kapacitet med beaktande av säkerhetsavstånd. Dessutom kommer arrangemangen för ankomst och uppdelning under evenemanget planeras så att det inte uppstår köer. Den säkerhetsansvarige som utsetts för evenemanget övervakar upprätthållandet av säkerhetsavstånd.
  • I ett utomhusevenemang används masker och säkerhetsavstånd säkerställs med kontinuerliga påminnelser. Den säkerhetsansvarige som utsetts för evenemanget övervakar upprätthållandet av säkerhetsavstånd.
  • I situationer där köer kan uppstå påminns människor om att hålla säkra avstånd med skyltar.
  • Risken för droppsmitta är högre än vanligt i till exempel körsångs- och gruppträningssituationer, vilket innebär att anordnandet av evenemang som innehåller sådana aktiviteter för tillfället ska undvikas.

6. Ta hänsyn till säkerheten av evenemangets besökare

Det är evenemangsanordnarnas uppgift att ta hand om säkerheten av de personer som deltar i evenemanget.

  • Om talargäster deltar i evenemanget ska man använda ljudåtergivning och en talarstol, om inte upprätthållande av säkerhetsavstånd kan organiseras på ett annat tillförlitligt sätt mellan talaren och publiken. Ljudåtergivning gör det möjligt för talargästerna att besvara publikens frågor från talarstolen utan att säkerhetsavstånden riskeras.
  • Om ingen talarstol eller ljudåtergivning finns till förfogande under utomhusevenemanget markeras säkerhetsavstånden i marken med till exempel en gatkrita.

7. Möjliggör distansdeltagande

  • Var beredd på att tillställningen eventuellt måste anordnas på distans.
  • Observera att avdelningens medlemmar kan omfatta personer från riskgrupper. Därför är de under rådande omständigheter alltid bra att kunna organisera distansdeltagande.

Omröstnings- och valordning för industrifackets fackavdelning under coronatiden

Finlands riksdag har godkänt lagen om temporär avvikelse från föreningslagen, lagen gäller 3.10.2020–30.6.2021 (677/2020) .

Modell

1 § Allmänt

I Industrifackets fackavdelningsmöten tillämpas föreningslagen och Industrifackets fackavdelningsregler samt allmän mötespraxis.

Denna omröstnings- och valordning ska följas om det är möjligt att närvara på fackavdelningens stadgeenliga och allmänna möte samt styrelsemötet via en teleförbindelse eller med hjälp av ett annat tekniskt hjälpmedel.

Huruvida en teleförbindelse kommer att användas vid mötet beslutas av den som sammankallar mötet, dvs. fackavdelningens styrelse.

2 § Rätt till distansdeltagande

Fackavdelningens styrelse beslutar om det är möjligt närvara på fackavdelningens stadgeenliga och allmänna möte samt styrelsemötet via en teleförbindelse eller med hjälp av ett annat tekniskt hjälpmedel (distansdeltagande).

Styrelsen beslutar om teleförbindelsen och övriga tekniska hjälpmedel som används för distansdeltagande. I kallelsen till mötet ska man ange möjligheten till distansdeltagande och distansmötets genomföringssätt.

Styrelsen kan besluta att förhandsanmälan är en förutsättning för distansdeltagande. I sådana fall ska medlemmen eller en mötesrepresentant som medlemmen befullmäktigat meddela om distansdeltagande inom den tid som styrelsen utsatt. Anmälningsskyldigheten och dess tidsfrist ska anges i kallelsen till mötet. Kallelsetiden till mötet beräknas utifrån den sista anmälningsdagen. Distansdeltagande och rätt till distansdeltagande av en medlem och en mötesrepresentant som befullmäktigats av en medlem ska bekräftas på ett tillförlitligt sätt på mötet.

3 § Behandling av ärenden och beslutsfattande

  1. Under mötet ska distansdeltagandet ordnas så att distansdeltagare har möjlighet att följa med behandlingen av ärenden, lägga fram förslag och delta i behandling och beslutsfattande av ärenden i enlighet med föreningslagen, fackavdelningens regler samt dess omröstnings- och valordning.
  2. En teknisk sekreterare som bistår ordföranden ska utses till mötet. Sekreteraren svarar för övervakningen av distansdeltagarnas deltagande, begäran om ordet och ändringsförslag samt beslutsfattande.
  3. Styrelsen kan besluta att det under mötets omröstningar och val används elektroniska omröstnings- och valsystem. Styrelsen kan besluta att elektroniska omröstnings- och valsystem endast används vid distansdeltagande.
  4. Besluten vid omröstningar och val fattas under mötet i enlighet med föreningslagen, fackavdelningens regler och allmän mötespraxis under ordförandens ledning. Ordföranden kan besluta om provomröstningen och hur den ska genomföras. Om den genomförda provomröstningen har gett ett otvivelaktigt resultat kan mötet fatta ett beslut om ärendet och valet i enlighet med resultatet. I annat fall kommer den egentliga omröstningen eller det egentliga valet att äga rum.
  5. Om mötets distansdeltagare har till sitt förfogande ett omröstnings- eller valsystem som möjliggör genomförande av omröstning eller val på ett sätt som motsvarar användning av slutna sedlar och tryggar tillräcklig valhemlighet, kan distansdeltagarna delta i omröstning och val som genomförs med slutna sedlar.
  6. Om distansdeltagarna inte har till sitt förfogande ett omröstnings- eller valsystem som möjliggör genomförande av omröstning och val på ett sätt som motsvarar användning av slutna sedlar, kan distansdeltagarna inte delta i omröstning och val som genomförs med slutna sedlar. Denna inskränkning av rätten att delta måste anges i kallelsen till mötet.
  7. Styrelsen kan ange specificerande instruktioner om användning av teleförbindelser och övriga tekniska hjälpmedel samt elektroniska omröstnings- och valsystem vid distansdeltagande.

4 § Effekter av tekniska störningar

Om det vid mötets öppnande eller under mötet uppstår en teknisk störning som förhindrar distansdeltagarna eller några av dem från att delta i mötet eller dess beslutsfattande, kan mötet avbrytas tillfälligt på ordförandens begäran för den tidsperiod som krävs för reparationer, ifall störningen beror på mötets tekniska system eller orsakas av en omfattande störning i de allmänna teleförbindelserna.

Om den tekniska störningen inte går att reparera inom rimlig tid kan ordföranden besluta att fortsätta mötet utan distansdeltagarna som på grund av störningen inte kan delta i mötet. Om den tekniska störningen påverkar mötets beslutsfattande på ett särskilt betydande sätt kan man besluta att avbryta mötet och flytta det till en annan tidpunkt.

Om det är möjligt att delta i mötet på distans ska det i kallelsen till mötet nämnas att mötet kan behandla ärenden och fatta beslut utan distansdeltagarna ifall en teknisk störning förhindrar distansdeltagande.